Herlev Biblioteks privatlivs- og persondatapolitik

Herlev Bibliotek indsamler, opbevarer og behandler persondata i en lang række sammenhænge. Denne tekst beskriver, hvordan Herlev Bibliotek (herefter ”Herlev Bibliotek”, ”biblioteket” eller ”vi”) indsamler og bruger de personoplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver, når du besøger os digitalt på vores hjemmeside og anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder, samt når du opholder dig på biblioteket eller deltager i et event arrangeret af biblioteket.

Privatlivs- og persondatapolitikken omhandler
1. Indsamling af personoplysninger generelt
2. Lån af materialer med mere
3. Oprettelse af låner – herunder børnelåner
4. Behandling af persondata i fysisk form
5. Brug af Herlevbibliotek.dk – cookies 
6. Brug af bibliotekets e-ressourcer/netmedier
7. Links til andre hjemmesider mv.
8. Biblioteksklubber og nyhedsbreve
9. Foto og video
10. Sociale medier 
11. Personoplysninger og sagsbehandling i e-mails
12. Samtykke
13. Sikkerhed
14. Dine rettigheder
15. Ændring af privatlivs- og persondatapolitikken
16. Kontakt

1. Indsamling og behandling af personoplysninger generelt

Herlev Bibliotek indsamler, registrerer, opbevarer og anvender kun dine personoplysninger, når det skønnes nødvendigt for at yde den service, biblioteket har til formål.

Vi informerer dig altid, før vi indsamler dine personoplysninger. Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle for at du kan anvende hjemmesidens funktioner eller gøre brug af vores fysiske materialer og deltage i arrangementer. Hvis du vælger ikke at afgive de pågældende personoplysninger, hvor det er nødvendigt, kan du muligvis ikke benytte den ønskede funktion. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv eller dit barn, opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

2. Lån af materialer med mere

Hvis du ønsker at blive oprettet som låner, har vi behov for visse personoplysninger for at kunne varetage biblioteksopgaven, som fastsat i Biblioteksloven. Kort sagt er de nødvendige for at holde styr på de materialer, du låner, for at du kan bruge vores hjemmeside og udlånsautomater, samt for at vi kan kontakte dig i forbindelse med reserveringer eller aflevering af dine lån.
Det er bibliotekets administrative system, Cicero, der opbevarer oplysningerne. Når du anvender hjemmesiden kan du via login få adgang til at se og ændre en del af dine personlige informationer i Cicero.

Fysisk opbevares informationerne på sikrede datacentre i Danmark, og adgangen hertil fra Cicero, hjemmeside og udlånsautomater foregår via krypterede linjer.

Nedenfor er et eksempel på lånerbilledet i Cicero (de felter, vi udfylder og benytter i programmet) og en nærmere forklaring af de enkelte felter:
Lånernummer – tilfældigt genereret nummer, Cicero benytter til at identificere dig.

CPR-nummer – henter din adresse fra CPR-registret og opdaterer automatisk, hvis du flytter. Skal bruges til at låne materialer.

Fraværsperiode – en periode, hvor du ikke ønsker at få opfyldt reserveringer. Du kan selv angive perioden via hjemmesiden.

Navn – dit navn som det står på dit sundhedskort.

Fødselsdato – bruges i forbindelse med udregning af gebyrstørrelser samt til at sikre, at du er gammel nok til at låne bestemte materialer.

c/o navn og adresse – aktuel kontaktadresse.

Telefon – her kan angives flere telefoner, både fastnet, mobil og mobil (notif). Det sidste bruges til at sende SMS om reserveringer og afleveringsfrist. Mobil (notif) kan ændres via hjemmeside.

E-mail og E-mail (notif) – E-mail (notif) bruges til at sende mail om reserveringer og afleveringsfrist. E-mail (notif) kan ændres via hjemmeside.

Blokeret d. – dato for aktivering af blokering.

Blokeringsårsag – Grunden til, at du ikke kan benytte biblioteket. Typisk grundet gebyrer eller at lånerkortet er stjålet.

Lånergruppe – har betydning for, hvor længe du kan låne materialerne, samt om du modtager påmindelser eller gebyrer.

Tilhørsfilial – er det sted, du vil hente reserverede materialer. Den kan ændres via hjemmeside.

Kommunenr. – er din bopælskommune og anvendes til statistik og angiver, om du har ret til at bruge vores netmedier.

Sprog – vi bruger dansk.

Lånerid – her lister vi de forskellige kort, du kan bruge til at låne. F.eks. sundhedskort. PIN-koden er altid anonymiseret.

Intern note – kan kun ses af personalet, og anvendes f.eks. i forbindelse med blokeringer, hvis et glemt sundhedskort opbevares på biblioteket.

Note til låner – udskrives på de "opgørelse af mellemværender", der sendes i forbindelse med manglende afleveringer af materialer.

Udlån – dine aktuelle udlån. Din udlånshistorik slettes 30 dage efter aflevering eller betaling af mellemværende.

Reserveringer – oversigt over dine reserveringer. Slettes når et reserveret materiale er udlånt til dig, eller selve reserveringen er slettet.

Mellemværende – viser ikke-betalte gebyrer eller regninger. Slettes 30 dage efter mellemværendet er afviklet.

Beskeder – er en oversigt over afsendte SMS og E-mails. Beskedens indhold slettes efter 30 dage, men oversigten over, at der har været sendt en besked bevares.

3. Oprettelse af låner

Når du ønsker at blive oprettet som låner, eller du vil oprette dit barn som låner, skal du henvende dig på biblioteket. 

Her vil du skriftligt blive informeret om de oplysninger, vi skal indsamle, opbevare og bruge, for at du eller dit barn kan være låner på biblioteket (se ovenstående). Ved at oplyse dit cpr.nr. og disse data, giver du samtykke til, at vi bruger og opbevarer dem som beskrevet.

Hvis du skal oprette dit barn som låner ved henvendelse på biblioteket, bliver du bedt om at udfylde og underskrive en formular. Når barnet er registreret som låner, destrueres den fysiske formular, så persondata ikke er genkendelige.

Hvis du selv opretter dig eller dit barn som låner online, gælder din brug af nem-ID som samtykkeerklæring.

4. Behandling af persondata i fysisk form

I forbindelse med bibliotekets ydelser er det ofte nødvendigt at ud- eller nedskrive persondata. Personalet sikrer, at papirer med persondata aldrig ligger frit tilgængelige, og at papirerne destrueres efter brug, så persondata ikke er genkendelige.

Hvis de fysiske papirer skal gemmes for en kortere periode eller overdrages til en kollega, låses de inde. Straks efter endelig brug af papirerne, destrueres de.

5. Brug af Herlevbibliotek.dk – cookies 

I forbindelse med besøg på Herlev Biblioteks hjemmeside Herlevbibliotek.dk indsamles der oplysninger i cookies. Vi bruger cookies til at undersøge, hvordan vores hjemmeside bliver brugt. Oplysningerne i statistikken kan ikke henføres til navngivne brugere.

Det drejer sig om følgende oplysninger, som fremkommer i dit elektroniske spor på hjemmesiden: hvilke sider du besøger, hvilken browser du anvender, den IP-adresse du anvender og evt. brugernavn, som du logger ind med.  

Du bliver oplyst om dette ved besøg på hjemmesiden, hvor du kan vælge at takke nej til cookies. Dette kan dog begrænse din brug af hjemmesiden. 

Vi bruger følgende typer cookies:
Egenproducerede cookies anvendes for
- at følge, hvordan siderne på hjemmesiden anvendes, herunder blandt andet til udarbejdelse af statistik samt til at forbedre opbygningen af hjemmesiderne.
- at afvikle driften af hjemmesiderne
 
Vi bruger fører statistik over trafikken på hjemmesiden. Al indsamlet statistik er anonym.
- Læs mere om brugen af cookies på websider: 
- Hvis du vil fravælge cookies fra på vores hjemmeside, kan du læse mere på http://kb.webtrends.com/articles/Information/Opting-out-of-Tracking-Cook... (engelsk) eller trykke på linket https://ondemand.webtrends.com/support/optout.asp?action=out.
- For at aktivere cookies igen kan du trykke på linket https://ondemand.webtrends.com/support/optout.asp?action=in

6. Brug af bibliotekets netmedier

Biblioteket tilbyder en række elektroniske ydelser fra andre leverandører som eksempelvis e-reolen. Ved brug af disse e-ressourcer, skal du oplyse forskellige former for persondata. Der er indgået opdaterede databehandleraftaler med samtlige leverandører, så dine data bliver opbevaret og behandlet korrekt. De enkelte leverandører af e-ressourcer oplyser hver især om deres procedurer ved behandling af persondata.

7. Links til andre hjemmesider mv.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider (tredjeparts hjemmesider) eller for de procedurer, sådanne tredjeparter har for indsamling og behandling af personoplysninger. Når du besøger en tredjeparts hjemmeside, bør du læse hjemmesideejerens privatlivspolitik og andre relevante politikker.

8. Biblioteksklubber og nyhedsbreve

Biblioteket har to klubber; Biblioteksklubben og Familieklubben. For at melde sig ind i en af klubberne, skal du sende en mail til bestemte adresser, der oplyses på hjemmesiden.
Samme sted oplyses betingelserne for klubmedlemskabet og herunder om opbevaring og brug af persondata. Vi opbevarer og benytter navn og e-mailadresse på hvert klubmedlem på lister, der gemmes på et sikret drev. Ved indmeldelse i klubberne, giver du samtykke til denne opbevaring og brug. Du kan til enhver tid melde sig ud af klubberne ved ligeledes at sende en mail til de respektive e-mailadresser.

Det er også muligt at melde sig ind i biblioteksklubberne ved fysisk fremmøde på biblioteket. Her vil du blive bedt om at udfylde og underskrive en fysisk formular. I den forbindelse oplyses du også om vores behandling af persondata i forbindelse med klubberne. Formularen skannes og gemmes på et sikret drev.

Alle indmeldelser på mail journaliseres i vores sikrede mailsystem, så de senere kan findes frem igen.

Klubmedlemmernes e-mailadresser opbevares og benyttes til at sende elektroniske nyhedsbreve til medlemmerne (med mindre dette frabedes fra start eller senere afmeldes) – en del af klubbernes service. Desuden indsamler og opbevarer vi anonym statistik på nyhedsbrevene og modtagernes respons på  disse – eksempelvis hvilke artikler i nyhedsbrevet, der læses.
Der er indgået databehandleraftale med leverandøren af vores hjemmeside, hvorigennem vi udsender nyhedsbreve og trækker og  opbevarer statistikken.

9. Foto og video

Vi tager ind i mellem fotos og optager video i biblioteksrummet, ved vores arrangementer med mere. Når vi optager fotomateriale er vi meget opmærksomme på motiverne. Ved billeder og video af portrætlignende karakter beder vi personerne på billederne/videoen om skriftligt samtykke til opbevaring og brug af materialet. Desuden beder vi altid forældre om samtykke til billedmateriale, hvor deres barn optræder, hvis barnet er genkendeligt.

Vi oplyser skriftligt om, hvad vi bruger materialet til, hvordan vi opbevarer det, hvad vi bruger det til (hjemmeside, plakater, trykt sæsonprogram, pressemateriale, sociale medier (hvor det enkelte sociale medies vilkår gælder) med flere), hvor længe vi opbevarer og benytter materialet, muligheden for at trække samtykket tilbage samt for at få slettet materiale, hvorpå du eller dit barn optræder.

De skriftlige samtykkeerklæringer skannes og opbevares på vores sikrede drev – med den samtykkende persons navn som filnavn, så erklæringen nemt kan findes frem igen. Samtykkeerklæringerne opbevares sammen med det fotomateriale, der blev optaget i forbindelse med samtykket. På den måde vil også fotomaterialet  nemt kunne findes frem igen, hvis du ønsker at få slettet billeder eller video, hvor du eller dit barn optræder.

Du har altid ret til at trække dit samtykke tilbage samt bede om at få slettet foto/video, hvor du eller dit barn optræder.

Herlev Bibliotek og Biblioteket Kilden videoovervåget. Optagelserne gennemses og benyttes kun ved mistanke om kriminelle handlinger og slettes desuden efter lovens forskrifter. 

10. Sociale medier

Herlev Bibliotek har flere kanaler på sociale medier, herunder blandt andet sider på Facebook, en konto på Instagram, kanaler på YouTube med flere. 

Når du interagerer med en af vores profiler på sociale medier, gælder det enkelte medies persondatapolitik. Hvis du eksempelvis kommenterer på et opslag på en af vores Facebooksider, registrerer mediet din færden ved hjælp af cookies. Det betyder, at vi kan modtage statistik over vores besøgende, ligesom mediet benytter oplysningerne til at målrette indhold til dig. 

Hvis kommentarer, opslag eller beskeder henvendt til vores profiler på sociale medier indeholder personfølsomme oplysninger – såsom cpr.nr. – henviser vi dig til vores sikrede kommunikationskanaler (typisk elektronisk mail) og sletter henvendelsen på det sociale medie. Dette er vi forpligtet til gennem lovgivning, og vi fraråder på det kraftigste, at du benytter disse kanaler til at henvende dig om enkelt- og personsager. Vi kan ikke garantere, at vi ser og reagerer prompte på din henvendelse, hvorfor den kan være synlig for andre brugere af mediet i længere tid.

Det samme gælder henvendelser, der kræver sagsbehandling og dermed mulighed for elektronisk journalisering. Her vil vi henvise til rette afdeling eller fagperson på biblioteket eller i kommunen.

11. Personoplysninger og sagsbehandling i e-mails

Når vi modtager en e-mail fra dig eller andre eller sender en internt, der indeholder personfølsomme oplysninger som eksempelvis cpr.nr. eller adresse, opbevarer vi e-mailen i vores lukkede og sikrede mailsystem. Vi opbevarer den kun, så længe der er tale om en igangværende sag/behandling eller journaliserer den.

Modtager vi en e-mail med sådanne oplysninger fra et ikke-sikkert system – eksempelvis din private mailkonto – sletter vi oplysningerne inden besvarelsen, så de ikke figurerer i den udgående korrespondance.

Er der tale om henvendelser og korrespondancer af sagsbehandlende karakter, journaliserer vi e-mail i vores sikrede system. 

12. Tilbagekaldelse af samtykke

Når du bruger vores hjemmeside og/eller brugerservices, indsamler og behandler vi i nogle tilfælde dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, jævnfør tidligere afsnit. 

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit nedenfor).

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe behandlingen af dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside eller de services som biblioteket i øvrigt tilbyder.

13. Sikkerhed 

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet. Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger. 
Vi kan dog ikke garantere 100 % sikkerhed ved dataoverførsler via internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når data sendes og opbevares elektronisk. Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes. 

Den hurtige udvikling af internettet betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Gør vi det, retter vi selvfølgelig datoen for øverst eller nederst i teksten. 

14. Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi opbevarer og behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. 

Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger, og du har ret til berigtigelse af opbevaring og brug af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger. 

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, f.eks.hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, eller hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger nedenfor).

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned. 

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til: 

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
dt@datatilsynet.dk

15. Ændringer af privatlivs- og persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne politik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger, nye eller forbedrede procedurer og funktioner eller for at forbedre hjemmesiden. Den seneste dato for væsentlige opdateringer af politikken vil altid fremgå.

16. Kontakt

Hvis du ønsker, at vi opdaterer, berigtiger eller sletter de personoplysninger, som vi har registreret om dig, eller hvis du har nogen spørgsmål til denne privatlivspolitik, kan du kontakte os som angivet nedenfor:

Herlev Bibliotek
Herlev Bygade 70
2730 Herlev
Telefon: (+45) 44 52 57 00
post@herlevbibliotek.dk